Objecten en planning

Leg je gebouwen en terreinen vast als objecten, voeg de assets toe die onderhoud nodig hebben, en plan losse en terugkerende taken.

Objecten#

Een object is een gebouw, locatie of terrein dat je beheert: een kantoor, een woning, een sportaccommodatie, een parkeerterrein. Je vindt ze onder Objecten.

Een object heeft een naam, een optionele code, een soort (bijvoorbeeld woning, bedrijfspand, sportaccommodatie, openbaar gebouw of terrein), een adres, een foto en notities. Op de pagina van een object zie je de open taken, de inspecties en de assets.

Gebruik je een object niet meer, archiveer het dan. Het verdwijnt uit de keuzelijsten, maar taken, inspecties en de geschiedenis blijven bewaard. Je kunt het later terugzetten.

Assets#

Een asset is iets binnen een object dat onderhoud, controle of keuring nodig heeft: een airco, een pomp, een lift, een brandblusser, een speeltoestel. Je voegt assets toe op de pagina van het object.

Per asset leg je vast:

• naam en soort (bijvoorbeeld Airco vergaderzaal, soort Klimaat);
• de locatie in het object;
• een serie- of kenmerknummer;
• de datum waarop hij is geplaatst;
• notities.

Is een asset tijdelijk of definitief buiten gebruik, zet dan Buiten gebruik aan.

Losse taken#

Een losse taak is werk dat één keer moet gebeuren. Kies in de Planning voor Taak en vul in:

• Wat moet er gebeuren? en eventueel instructies;
• het object en optioneel de asset (zonder asset geldt de taak voor het hele object);
• de datum, de prioriteit en de uitvoerder;
• of het een wettelijke verplichting is;
• Te laat na (dagen): de marge voordat de taak als te laat telt.

Terugkerende taken#

Voor werk dat steeds terugkomt maak je een terugkerende taak. Kies hoe vaak: elke zoveel dagen, weken, maanden, kwartalen of jaren, vanaf een startdatum en optioneel tot een einddatum.

Kuido maakt de taken uit een reeks automatisch aan, tot zes weken (42 dagen) vooruit. Elke nacht schuift dat venster een dag op. Zo staat de planning altijd een paar weken klaar, zonder dat je eindeloze lijsten krijgt.

• Wijzig je een reeks, dan worden de toekomstige open taken opnieuw ingepland. Afgeronde taken blijven zoals ze waren.
• Pauzeer je een reeks, dan verdwijnen de toekomstige open taken. Hervat je hem, dan worden ze opnieuw aangemaakt.

Gebruik voor wettelijke keuringen (brandblussers, liften, legionella) de optie Wettelijke verplichting. Zulke taken staan bovenaan als ze te laat zijn.

De planning#

De Planning toont twee weken tegelijk, per dag. Blader met Vorige en Volgende, of ga terug naar Vandaag. Filter op object en op uitvoerder; met Mijn taken zie je alleen wat aan jou is toegewezen.

Te laat#

Een taak telt als te laat als de datum plus de marge (Te laat na (dagen)) voorbij is en de taak nog open staat. Met marge 0 is een taak te laat vanaf de dag na de geplande datum.

In het overzicht en de planning staan achterstallige taken apart. Wettelijke verplichtingen staan bovenaan. Is een terugkerende taak meerdere keren gemist, dan zie je één regel met het aantal, bijvoorbeeld 3× gemist, in plaats van drie losse regels.

Een taak afronden#

Open de taak, beschrijf in Opmerking wat je hebt gedaan of gezien, en kies Taak afronden. Voeg foto’s of documenten toe onder Foto’s en documenten: JPG, PNG, WebP, HEIC of PDF, tot 10 MB per bestand en tien bestanden tegelijk.

Een beheerder kan een afgeronde taak heropenen. Collega’s die het overzicht of de planning open hebben, zien de wijziging direct.